Cuando decidimos abordar el camino del emprendimiento nos encontramos con que montar un negocio o formar una empresa requieren de ciertos procedimientos, tanto de organización propia, como del cumplimiento de aspectos legales y financieros que garantizarán que nuestra idea empiece a funcionar de la manera correcta.
Si bien lo más importante a la hora de fundar una empresa es tener la determinación necesaria para seguir adelante durante cada etapa del proceso, también es necesario tener en cuenta los pasos que tendremos que recorrer en este camino que estamos por iniciar. Un negocio y una empresa no difieren mucho durante su proceso de creación y de hecho muchos autores los definen de la misma manera.
Para enmarcar alguna diferencia, podríamos decir que mientras un negocio se trata de una actividad en la que buscamos un fin lucrativo por medio de un producto o servicio y en la que no precisamente tendremos que disponer de un espacio físico fijo; una empresa es más bien una entidad que se dedica a ofrecer productos o servicios. Se trate de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, los pasos sobre cómo crear una empresa serán los siguientes:
Una idea de empresa, una decisión
No basta solamente con tener una excelente idea, hay que llevarla a la acción. Tomar la decisión de emprender es el primer paso del camino, en esta etapa no es necesario que dispongamos de todos los medios para llevar a cabo la idea, pero sí de la capacidad de gestión y organización para conseguirlos.
Construye un FODA (también conocido como DAFO) en el que analices las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de tu idea, esto te dará la pauta acerca de la viabilidad de tu proyecto. Con esta información, será el momento de llevar a papel tu proyecto.
Redacción del proyecto
El documento en el cual plasmarás tu idea debe ser muy completo porque incluso puede servirte como base posteriormente para conseguir socios y será la base a la que podrás remitirte en cualquier etapa del proceso para analizar posibles ajustes. Entre los aspectos que se deben considerar en el proyecto están los siguientes:
- Descripción de la empresa (descripción de la idea, ubicación geográfica, estructura organizacional, bases legales)
- Definición del producto o servicio (qué necesidad cubre, a quién va dirigido, qué lo hace diferente de la competencia, patentes y derechos legales sobre el producto o servicio, análisis técnico de los procesos necesarios para fabricar el producto o brindar el servicio, costos fijos y variables del proceso, costo de producción)
- Análisis del mercado (si es un producto innovador y que no responde a una necesidad básica qué motivará a la gente a comprarlo; encuestas sobre comportamiento de compra del consumidor, análisis a fondo de la competencia, análisis de precios)
- Análisis administrativo (qué personal será necesario en la empresa; contratos, convenios, permisos, seguros que se deban adquirir para el personal o para el funcionamiento de la empresa)
- Análisis financiero (de dónde se obtendrán los fondos; análisis de las distintas posibilidades de financiamiento, análisis de costo-beneficio, análisis de sensibilidad a distintos factores económicos que puedan afectar al proyecto)
El propósito de llevar toda la idea de la empresa al papel es poder tener una visión clara del proceso que se necesita realizar para constituir la empresa y de la factibilidad de esta frente a diferentes condiciones, por lo que no hay que tomar a la ligera este paso para crear una empresa. Toma el tiempo que sea necesario y redacta un documento completo y detallado.
Conseguir el financiamiento para tu empresa
Luego de definir claramente la idea, es momento de conseguir el financiamiento necesario para llevarla a cabo. Esto puede ser por medio de capital personal, aportes de familiares, préstamos bancarios o por medio de socios. Hay que tener en cuenta que esta inversión inicial debe volver a nosotros a través del negocio, por lo que inicialmente es posible que no veamos tantas ganancias, pero si la empresa es capaz de pagarse a sí misma en los primeros meses, será suficiente para decir que está siendo exitosa.
Si se recibe aportes de capital por parte de socios o familiares, lo más recomendable es que existan contratos o documentos de por medio que formalicen la deuda ya que esto protege tanto a quien aporta el dinero como a quien lo recibe de posibles eventualidades que puedan darse en algún momento. En relación con los bancos, busca una entidad que pueda proporcionarte el financiamiento que necesitas sin cobrar altas tasas de interés; algunas financieras ofrecen créditos especiales para la formación de empresas, en especial si se trata de empresas pequeñas.
Conseguir socios
Esto puede tener relación con el punto anterior. En algunas ocasiones, en el proceso de empezar una empresa nos damos cuenta que la idea necesita de un aporte tan grande tanto a nivel financiero como de trabajo, que no puede ser desarrollada por una sola persona. Las sociedades deben constituirse mediante escritura en la cual se estipula el aporte que ha hecho cada uno de los socios, quién será el representante legal de la empresa y qué responsabilidades tiene cada uno de los participantes de la sociedad, así como los beneficios que se recibirán cuando la empresa se encuentre en funcionamiento.
La escritura de constitución de la sociedad será uno de los requisitos que se necesitarán para inscribir la empresa.
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Constitución de la empresa
Para constituir la empresa habrá que elegir primero una forma jurídica. Puede ser una empresa individual (la forma de constitución adecuada si se trata de una pequeña empresa de carácter personal), puede también tratarse de una sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad comanditaria, etc., cuando habrá más personas involucradas aportando capital para la constitución.
Lo mejor en este paso es asesorarse por medio de un abogado con especialidad en asuntos empresariales, quien puede dar la mejor recomendación acerca de cuál forma jurídica es más conveniente. Hay que considerar que los requisitos para cada forma jurídica serán diferentes y que también habrá tasas o rubros a cancelar para poder registrar la empresa.
Puesta en marcha
Antes de que tu empresa empiece a funcionar habrá que montarla. En este paso de la creación de negocios empieza formalmente la estructuración de esta de forma física. Es el momento de acondicionar el local o planta donde se ubicará la empresa, para esto se debe tener en cuenta que también sea un lugar estético y agradable, no solamente para los clientes sino para los trabajadores quieren deberán pasar la mayor parte de su tiempo en las instalaciones.
Al incorporar maquinaria y equipo debe tenerse en cuenta que siga un orden determinado, que un proceso lleve fácilmente a otro. Cuando se trata de un servicio, las áreas deben ser fácilmente identificables por el usuario. Si el presupuesto lo permite, lo mejor es contratar a una persona que realice el diseño y montaje de la planta teniendo en cuenta todos los aspectos de funcionalidad posibles.
Si se trata de un producto habrá que probar previamente como se desenvuelve todo el proceso productivo, además de esto habrá que tener algún producto terminado en inventario para pasar a la venta.
Otro punto importantísimo aquí y que además va ligado al siguiente apartado del que hablaremos, es el de crear un blog para la empresa. En algunos casos directamente la página web será el centro de funcionamiento de la empresa ya que hay muchos modelos de negocio que actualmente sólo funcionan online. En cualquier caso, será importante tener claros todos los pasos para conseguir que nuestra empresa tenga una web corporativa que funcione perfectamente, y es muy necesario hoy en día, por no decir indispensable, disponer en ella de un blog en el que se intente crear un feedback con nuestros clientes y que además nos ayude a posicionar en buscadores a la empresa.
Momento de la publicidad
Con nuestra empresa montada y en buen funcionamiento, será el momento de hacer publicidad, permitir que los usuarios o futuros consumidores conozcan nuestra empresa. Esto puede realizarse tanto a través de los medios de comunicación, publicidad en puntos de venta, volanteo, o utilizando las redes sociales, las cuales han demostrado tener mucho éxito hoy en día.
Una estrategia puede ser iniciar con el anuncio de la empresa o servicio desde algunos meses antes de su lanzamiento oficial, generando cierta expectativa en el consumidor. Un slogan, una marca, un buen comercial, un post llamativo en las redes, son los mejores aliados cuando de hacer publicidad se trata. Algunas empresas utilizan también estrategias como precios de introducción, descuentos especiales o promociones durante un período corto del lanzamiento. Es necesario sopesar el beneficio que tiene para la empresa estas tácticas.
Ajustarse al mercado
Aunque durante la elaboración de nuestro proyecto procuremos contemplar todos los aspectos que podrían inferir en la empresa, cuando se pone en marcha la idea es posible que nos encontremos con factores que no se había considerado, como una demanda diferente a la que se había previsto, costos de producción adicionales, etc.
La labor durante los primeros meses de funcionamiento será recolectar todos estos datos y ajustar la empresa en la medida de lo posible para adaptarse a ellos. La capacidad de adaptarse al entorno será uno de los pilares que lleven a la consolidación.
Consolidación de la empresa
Cuando se han completado todos los pasos de creación de tu negocio, se han realizado los ajustes pertinentes y se ha logrado dominar los procesos involucrados para poner a disposición del cliente nuestro producto o servicio, es el momento de consolidarse en el mercado. Este proceso puede llevar tiempo así que lo mejor es ser paciente y perseverante; en esta etapa se deben mantener los esfuerzos en marketing y calidad que permitan distinguirse de la competencia. Diferentes empresas poseen diferentes ciclos y tiempos para llegar a su cúspide, por lo que habrá que considerar este factor mientras se pone en marcha nuestra idea.