Crear una factura en Excel es una solución rápida, flexible y de coste cero para autónomos y pequeñas empresas. Con una buena estructura, fórmulas sencillas y algunos toques de automatización, podrás emitir documentos profesionales en minutos, controlar impuestos y mantener una numeración correlativa sin esfuerzo.
En esta guía verás, paso a paso, cómo diseñar el formato, qué datos obligatorios incluir, cómo calcular subtotal, IVA, retención (si aplica), descuentos y total, además de consejos para validar datos, guardar tu archivo como plantilla reutilizable y exportar a PDF para enviar al cliente.
Requisitos y estructura de una factura
Antes de construir la hoja, define la información mínima que tu factura debe contener. Incluye los datos del emisor (nombre comercial, razón social, NIF/CIF, dirección, email, teléfono), los datos del cliente (nombre/razón social, NIF, dirección), el número de factura correlativo, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento, la forma de pago y el detalle de los conceptos con sus importes e impuestos.
En cuanto a diseño, es útil dividir en tres bloques: encabezado (logo y datos fiscales), cuerpo (tabla de líneas con descripción, cantidad, precio unitario, IVA %, importe) y pie (resumen de subtotal, IVA total, retenciones/descuentos, total, condiciones, método de pago y observaciones). Mantén el formato limpio y legible: tipografías sencillas, columnas alineadas y separación visual entre secciones.
Para mejorar la precisión y la edición, convierte la tabla de conceptos en una Tabla de Excel (Ctrl+T). Esto permite autocompletar fórmulas por fila, aplicar filtros y estilos, y reduce errores al agregar o quitar líneas.
- Datos fiscales del emisor y del cliente completos y visibles.
- Número de factura único y correlativo (por serie y año si lo gestionas así).
- Fechas claras: emisión y vencimiento de pago.
- Detalle de líneas con cantidades, precios e IVA aplicable por línea.
- Resumen de subtotal, impuestos, retenciones, descuentos y total.
- Método de pago y condiciones (plazo, recargos, transferencia, IBAN, etc.).
Paso a paso para crear una factura en Excel
1) Configura la página: en Diseñar página, elige tamaño A4, orientación (vertical u horizontal), márgenes y escala de impresión. En Encabezado y pie, puedes añadir número de página o tu web. Define el Área de impresión para que solo se exporte la factura.
2) Encabezado: crea bloques para datos del emisor y cliente. Inserta tu logo con Insertar > Imagen. En la celda de fecha usa =HOY(). Reserva una celda para el número de factura (ej. SERIE-0001). Si quieres semi-automatizarlo, puedes usar una combinación de año y conteo, por ejemplo: =AÑO(HOY())"-"&TEXTO(CONTAR.SI($A:$A;AÑO(HOY())&"-*")+1;"0000") (donde la columna A alberga números previos).
3) Tabla de conceptos: con encabezados como Descripción, Cantidad, P. Unitario, IVA %, Importe, IVA €. Aplica formato de tabla (Ctrl+T). Ejemplos de fórmulas por fila:
- Importe:
=REDONDEAR([@Cantidad]*[@[P. Unitario]];2) - IVA €:
=REDONDEAR([@Importe]*[@[IVA %]];2)(si el IVA está como 0,21 para 21%)
4) Resumen de totales: crea celdas para Subtotal, IVA total, Descuento, Retención y Total. Fórmulas habituales:
- Subtotal:
=SUMA(Tabla1[Importe]) - IVA total:
=SUMA(Tabla1[IVA €]) - Descuento (opcional): introduce un valor o porcentaje en una celda y referencia en el total.
- Retención (opcional para profesionales): si guardas el % en una celda (p.ej. 0,07), usa
=-Subtotal*Retención% - Total:
=Subtotal+IVA-Descuento-Retención
5) Validaciones y listas desplegables: usa Datos > Validación de datos para limitar IVA % a valores como 0,00; 0,10; 0,21, y para la Forma de pago (Transferencia, Tarjeta, Bizum). Esto evita errores.
6) Catálogo de productos (opcional): en otra hoja llamada Productos, guarda código, descripción, precio e IVA. Luego autocompleta con BUSCARV, por ejemplo: =SI.ERROR(BUSCARV([@Código];Productos!$A:$D;2;FALSO);"") para la descripción y cambia el índice de columna para traer precio e IVA.
Ejemplo de desglose numérico de una factura:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Subtotal | 500,00 € |
| IVA 21% | 105,00 € |
| Descuento | 5,00 € |
| Retención 7% | -35,00 € |
| Total | 565,00 € |
7) Exporta a PDF: cuando la factura esté lista, ve a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS o Archivo > Guardar como y elige PDF. Si necesitas una guía detallada, consulta cómo guardar tu factura como PDF paso a paso.
8) Guarda como plantilla: Archivo > Guardar como > Tipo: Plantilla de Excel (*.xltx). Así cada vez abres una copia en blanco, manteniendo diseño, fórmulas y estilos. Para automatizar la numeración o crear un botón que genere la PDF, puedes inspirarte en esta guía sobre automatizar tareas con macros en Excel.
Consejos prácticos: protege celdas con fórmulas (Revisar > Proteger hoja) y deja desbloqueadas las celdas editables. Usa formateo contable y porcentajes coherentes. Revisa la impresión con Vista preliminar para asegurarte de que todo entra en una página.
Si ya manejas otras plantillas financieras, te resultará familiar. Por ejemplo, puedes adaptar la estructura de una plantilla de presupuesto en Excel para convertirla en factura, ajustando impuestos y la numeración correlativa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar Excel para emitir facturas legales?
Sí. Siempre que incluyas los datos obligatorios (emisor y cliente, NIF/CIF, número y fecha, líneas detalladas, impuestos y total) y mantengas numeración correlativa por serie, Excel es válido. Guarda la factura en PDF y conserva el archivo fuente para tu registro contable. Consulta la normativa de tu país o a tu asesor.
¿Cómo numerar automáticamente mis facturas?
Una opción es mantener en una columna el historial de números y usar: =AÑO(HOY())&"-"&TEXTO(CONTAR.SI($A:$A;AÑO(HOY())&"-*")+1;"0000"). Así generas 2025-0001, 2025-0002, etc. Para más control (cambiar serie, bloquear duplicados), considera una pequeña macro.
¿Cómo calculo IVA diferente por línea?
Añade una columna IVA % (0,00; 0,10; 0,21, según el producto/servicio) y calcula el IVA por línea con =REDONDEAR([@Importe]*[@[IVA %]];2). El IVA total es la SUMA de esa columna.
¿Cómo convierto la factura a PDF y la envio?
Ve a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS o Guardar como > PDF. Verifica el tamaño y la calidad. Luego adjúntal al correo o envíala desde tu gestor de email. Si necesitas más detalles, aquí tienes cómo crear y gestionar archivos PDF.
¿Cómo evitar sobrescribir mi plantilla?
Guárdala como *.xltx. Cuando quieras emitir una factura, abre la plantilla: Excel creará un libro en blanco basado en ella. Cambia sólo los datos variables (cliente, líneas, fechas, número) y guarda el resultado con un nombre único.