Cómo crear una factura en Excel paso a paso

Esta guía explica cómo diseñar una factura en Excel y calcular sus importes. La hoja no garantiza por sí sola el cumplimiento de tus obligaciones de facturación: el uso de Excel, sus automatizaciones y tu situación determinan qué requisitos debes aplicar. Guarda la fecha y el número como datos fijos, sin fórmulas que los cambien al abrir el archivo.

Fuentes: plazos y objeto del reglamento, AEAT y ámbito de aplicación y hojas de cálculo.

Cómo crear una factura en Excel paso a paso

Abre un libro en blanco y sigue este orden. Cada paso construye una parte de la factura, desde los datos fijos hasta los cálculos automáticos.

1. Configura la página. En la pestaña Disposición de página elige tamaño A4, orientación vertical, márgenes estrechos y define el Área de impresión para que solo se exporte la factura. Así evitas que se cuele contenido auxiliar al generar el PDF.

2. Monta el encabezado. Crea dos bloques: datos del emisor (nombre o razón social, NIF/CIF, dirección, email, teléfono) y datos del cliente. Inserta tu logo con Insertar > Imagen. Escribe la fecha de emisión como un valor fijo, por ejemplo 14/09/2026, y reserva una celda de texto para el número de factura, por ejemplo 2026-0001. No dejes =HOY() en una factura emitida: se recalcula con la fecha actual.

3. Crea la tabla de conceptos. Usa los encabezados Descripción, Cantidad, P. Unitario, IVA %, Importe e IVA €. Selecciónala y pulsa Ctrl+T para convertirla en una Tabla de Excel: las fórmulas se autocompletan por fila y reduces errores al añadir o quitar líneas.

4. Añade las fórmulas de cada línea. Con la tabla creada, escribe:

   • Importe: =REDONDEAR([@Cantidad]*[@[P. Unitario]];2)
   • IVA €: =REDONDEAR([@Importe]*[@[IVA %]];2) (escribe el IVA como 0,21 para un 21%)

5. Calcula el resumen de totales. Para este ejemplo sin descuentos, coloca las etiquetas en la columna A y estos cálculos en la B:

   • B20, base: =SUMA(Tabla1[Importe])
   • B21, IVA total: =SUMA(Tabla1[IVA €])
   • B22, importe de retención: un valor positivo cuando corresponda; si no hay retención, 0.
   • B23, total: =B20+B21-B22
   • Si necesitas un porcentaje para B22, guárdalo en B24 y usa =REDONDEAR(B20*B24;2), solo cuando esa sea la base y el tipo aplicables. No definas una retención negativa y vuelvas a restarla: la sumarías.

6. Protege las fórmulas. En Revisar > Proteger hoja bloqueas las celdas con cálculos y dejas editables solo los campos variables (cliente, líneas, fechas). Evitas romper la plantilla por accidente.

7. Exporta a PDF. Ve a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS, o Guardar como y elige PDF. Revisa con la Vista preliminar que todo entra en una página. Si quieres más detalle, mira cómo guardar el documento como PDF paso a paso.

8. Guárdalo como plantilla. En Guardar como elige el tipo Plantilla de Excel (*.xltx). Cada vez que la abras, Excel genera una copia en blanco con el diseño y las fórmulas intactos.

Qué datos debe incluir una factura

Para una factura completa, revisa el contenido exigido por la AEAT, consultado el 14-09-2026. Esta lista combina información fiscal con datos útiles de cobro; no todos los campos tienen el mismo carácter obligatorio:

• Datos fiscales completos del emisor y del cliente: nombre o razón social, NIF/CIF y dirección.
• Número de factura único y correlativo, idealmente por serie y año (por ejemplo 2025-0001).
• Fechas claras: expedición y fecha de operación si es distinta; añade el vencimiento como condición de cobro cuando corresponda.
• Detalle de líneas con descripción, cantidad, precio unitario e IVA aplicable a cada concepto.
• Resumen económico: subtotal, impuestos, retenciones, descuentos y total.
• Forma de pago y condiciones: plazo, transferencia, IBAN, Bizum, recargos por demora, etc.

Mantén el diseño limpio: tipografías sencillas, columnas alineadas y una separación visual clara entre encabezado, cuerpo y pie. Una factura legible transmite seriedad y reduce las dudas del cliente.

Cómo conservar la fecha y el número de factura

Asigna el número desde un registro controlado y guárdalo como texto fijo. No lo calcules contando filas del historial: borrar una fila o emitir desde dos copias puede repetir números. Tampoco uses AÑO(HOY()) en documentos emitidos, porque cambiaría el año al recalcular.

Si utilizas una fórmula para preparar un borrador, copia su resultado y pega solo valores antes de cerrar el documento. Comprueba el número contra el registro y conserva el original sin sobrescribirlo. La protección de hoja evita cambios accidentales, pero no sustituye un sistema de control de facturación.

Microsoft explica que HOY devuelve la fecha actual y se actualiza al recalcular, consultado el 14-09-2026. Por eso sirve para indicadores de un panel, no como fecha histórica que deba permanecer fija.

Cómo agilizar la facturación con validaciones y catálogo

Cuando facturas a menudo, estos dos ajustes te ahorran tiempo y errores.

Listas desplegables con validación de datos. En Datos > Validación de datos limita el campo IVA % a valores fijos (0,00, 0,10, 0,21) y la forma de pago a opciones como Transferencia, Tarjeta o Bizum. Así eliges en lugar de teclear, y no se cuelan valores raros.

Catálogo de productos con BUSCARV. Crea una hoja llamada Productos con código, descripción, precio e IVA. Luego, al escribir un código en la factura, autocompleta el resto con =SI.ERROR(BUSCARV([@Código];Productos!$A:$D;2;FALSO);"") para la descripción, y cambia el índice de columna para traer también el precio y el IVA.

Ejemplo de desglose de una factura

Ejemplo aritmético sin descuentos: suponemos una base de 500 €, IVA del 21 % y retención del 7 % únicamente para mostrar los signos. No son tipos aplicables por defecto a cualquier actividad:

Si ya trabajas con otras hojas financieras, parte de lo que verás aquí te resultará familiar. De hecho, puedes adaptar la estructura de una plantilla de presupuesto en Excel y convertirla en factura ajustando impuestos y numeración. Y si gestionas plazos de cobro, un diagrama de Gantt en Excel te ayuda a visualizar vencimientos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo emitir facturas legales con Excel?

Depende del uso que hagas de la hoja y de las obligaciones que te correspondan. La AEAT distingue el uso de hojas para generar documentos de usos automatizados que constituyen un sistema informático de facturación. Guardar un PDF o añadir una macro no certifica el cumplimiento. Revisa las fuentes del inicio antes de utilizar la plantilla para emitir.

¿Cómo calculo un IVA diferente en cada línea?

Añade una columna IVA % y asigna a cada concepto su tipo (0,00, 0,10 o 0,21, según corresponda). Calcula el IVA de cada fila con =REDONDEAR([@Importe]*[@[IVA %]];2) y obtén el IVA total sumando esa columna con =SUMA(). Así puedes mezclar productos con distintos tipos en una misma factura.

¿Cómo convierto la factura a PDF para enviarla?

Ve a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS, o usa Guardar como y elige el formato PDF. Comprueba en la vista previa que el documento entra en una página y que la calidad es correcta. Después lo adjuntas a un correo o lo envías desde tu gestor de email habitual.

¿Cómo evito sobrescribir mi plantilla por error?

Guárdala con la extensión .xltx (Plantilla de Excel). Al abrir ese archivo, Excel crea un libro nuevo basado en él en lugar de modificar el original. Cambia solo los datos variables (cliente, líneas, fechas, número) y guarda el resultado con un nombre único.

¿Es mejor Excel o un programa de facturación?

Excel sirve para practicar el diseño y los cálculos. Si necesitas emisión, registro, rectificaciones o trabajo de varias personas, compara una herramienta adaptada a tus obligaciones. La conveniencia no se determina únicamente por el número de facturas y esta plantilla no acredita cumplimiento normativo.