PDF corresponde a las siglas en inglés para “Portable Document Format” o lo que en español significa “Formato de Documento Portátil”. Fue inicialmente desarrollado por la compañía Adobe Systems y posteriormente se estandarizó por la ISO (Organización Internacional de Estandarización) en el año 2008.
Una de las ventajas que ofrece este formato de documento es que el contenido presentado en él puede tratarse tanto de texto, como de imágenes o mapa de bits; y dicho contenido puede ser leído por todos los sistemas operativos sin alterar el formato original del documento, es decir que el documento se mostrará en pantalla de la misma forma en que el usuario original lo creó.
Cuando utilizamos cualquier programa de procesamiento de información nos encontramos con que algunos sistemas operativos no son compatibles con la versión del programa que estamos utilizando, por ejemplo los programas de Windows frente a los programas de Apple o Linux. Por ello, es posible que no podamos abrir un documento creado en alguno de estos sistemas si estamos en un equipo que utiliza otro, o bien, si logramos abrir el documento, este podría perder todo su formato y no veríamos la información de la forma en que fue guardada originalmente.
La ventaja que tenemos actualmente es que los principales procesadores de información en los que trabajamos nos ofrecen la posibilidad de convertir archivos a formato PDF siguiendo unos pocos sencillos pasos, o bien podemos crear archivos en PDF mediante otros procesos que también resultan muy fáciles. A continuación te mostraremos las opciones para hacer un archivo .pdf:
Crear un archivo PDF desde Microsoft Word
Para crear un archivo en formato PDF a partir de un documento de Word tendremos que seguir los siguientes pasos:
- Ingresa a Microsoft Word desde tu computadora dando clic en el ícono correspondiente.
- Escribe el documento de la forma tradicional, dando todo el formato con el que se espera que quede el documento final.
- Una vez el documento se encuentre listo para ser guardado en el formato PDF, da clic en la opción “Archivo”, que es la primera opción que aparece en la barra de la parte superior de la ventana de Word.
- Después de esto selecciona “Guardar como”. Puedes resumir estos pasos presionando Ctrl+G desde la pantalla de hoja de texto del documento.
- Selecciona la ubicación en la que quieres guardar el documento, por ejemplo “Mis documentos”.
- Coloca el nombre con el que deseas guardar el archivo.
- En el recuadro que se encuentra debajo del que utilizaste para colocar el nombre del documento, se encuentra el formato en el cual se guardará el mismo, de forma predeterminada en este recuadro aparecerá “Documento de Word”.
- Da clic en este recuadro y se desplegará una lista de opciones de formato para guardar el documento; busca la opción que dice “PDF” y selecciónala.
- Da clic en “Guardar” y el documento se convertirá automáticamente al formato PDF.
- Puedes repetir este procedimiento para otros programas de Microsoft Office, como Excel.
Crear un PDF en Mac
Desde Mac también es posible convertir documentos creados en el procesador de texto, al formato PDF; los pasos para crear un archivo PDF desde Mac, son los siguientes:
- Necesitarás utilizar un procesador de texto como Word para Mac.
- Si utilizas este programa, escribe tu documento como de costumbre, dando todo el formato que deseas que tenga la versión final.
- Una vez listo para guardar el documento ve a “Archivo” y selecciona la opción “Imprimir”.
- En el recuadro con las opciones de impresión que te aparecerá, ve a la parte inferior izquierda y en el formato de documento elige PDF el cual se te mostrará en la lista desplegable.
- Coloca el nombre que quieres darle al documento, da clic en guardar y tu archivo se convertirá automáticamente en PDF.
Utilizando un conversor de PDF
Si te cuesta crear archivos .pdf con los pasos detallados anteriormente, es posible que la versión de los procesadores de información que estás utilizando no disponga de la opción de convertir archivos a PDF. Aun así tienes la opción de crear un documento con este formato siguiendo los pasos a continuación:
- En la web encontrarás muchos sitios que te permiten convertir archivos provenientes de procesadores de información al formato PDF. Solamente tienes que colocar en el buscador de Google o el motor de búsqueda que utilices de forma predeterminada “Convertir a PDF”. No es necesario instalar ningún programa en tu computadora ya que estos servicios pueden convertir los documentos en línea.
- Un sitio web recomendable para esto es https://www.freepdfconvert.com/es el cual es un sitio seguro y fácil de utilizar.
- Si utilizas este sitio, en la pantalla inicial te aparecerán tres pasos. En el primero de ellos da clic al botón azul “Seleccionar archivo” para buscar en tu computadora el archivo que deseas convertir a PDF.
- En el paso número dos, el sitio web te permite convertir el archivo a una variedad de formatos, de forma predeterminada se encuentra la opción PDF, por lo que si este es el tipo de archivo que deseas crear, no cambies nada en este recuadro.
- Por último da clic a la opción “Convertir” para que el sitio web inicie el proceso de traslado del archivo al formato PDF.
- El proceso tardará solamente unos pocos segundos y al finalizar en la parte derecha de la pantalla aparecerá un botón verde con la opción para descargar el archivo a nuestra computadora.
- Este sitio web también nos permite la conversión de archivos a la inversa, es decir del formato PDF a Word o cualquier otro programa del paquete de Microsoft Office.
Como último punto, los archivos en formato PDF son muy útiles cuando queremos trasladar documentos importantes, ya que permiten encriptar la información contenida en estos para que no pueda ser copiada, ni alterada por otros usuarios; al finalizar la conversión del archivo podemos verificar en Adobe Reader las opciones disponibles para proteger el documento, aunque se debe tener en cuenta que algunas de ellas necesitarán que estemos registrados en el sitio web de Adobe Systems.
Por cierto, si lo que quieres es hacer un buen índice o tabla de contenidos en .pdf, el proceso más sencillo es realizarlo en Word y luego exportarlo a .pdf. Te dejamos un tutorial sobre cómo crear un índice en Word que te puede ayudar en el proceso, complementado con éste en el que estás. Espero que te sea de gran utilidad.
También puede que te interese saber cómo crear carpetas, ya que es lo que utilizarás para organizar adecuadamente los distintos archivos que crees dentro de ordenador o dispositivo de cualquier clase.
Por último, si lo que buscas es una herramienta más técnica con la que administrar y gestionar gran cantidad de información que le sea útil, por ejemplo, a un programa, entonces deberías echarle un vistazo a nuestra guía para crear una base de datos, donde descubrirás lo increíblemente útiles que resultan este tipo de archivos que a diario utilizas aunque no te des cuenta.