Cómo crear un archivo

Se conoce con el nombre de “archivo” a los documentos, hojas de cálculo, o cualquier otro trabajo creado mediante programas de procesamiento de información en nuestras computadoras. Existen muchos tipos diferentes de archivos, aunque la mayoría de ellos siguen de manera general el mismo protocolo de creación. El primer requisito para crear un archivo es estar dentro de un programa de procesamiento de información. En este artículo nos enfocaremos a proporcionar los pasos como crear un archivo en los principales programas de nuestra computadora con sistema operativo Windows.

Es importante no confundir un archivo con un acceso directo. El acceso directo es un atajo, por ejemplo, en el escritorio del ordenador, que te lleva a un archivo o programa que en realidad están alojados en otra parte del ordenador, o en otra ubicación. Se pueden hacer accesos directos para casi todo. Si te interesa conocer más, visita nuestro post sobre cómo crear un acceso directo y ahí te informarás de todo.

Crear un archivo en Microsoft Office

Los archivos de Microsoft Office son los que tradicionalmente ocupamos cuando de crear archivos se trata, tienen la ventaja que pueden ser abiertos en cualquier computadora que tenga instalado dicho paquete de programas, su interfaz es muy sencilla de utilizar y la creación de archivos es también muy simple siguiendo los pasos a continuación:

• Desde el menú de inicio de nuestra computadora seleccionaremos alguno de los programas de Microsoft Office que vayamos a utilizar, como puede ser Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point, etc.

• Nos aparecerá directamente en la pantalla una hoja de trabajo en blanco que varía levemente entre cada uno de los programas, y las barras de edición de texto en la parte superior. Ahora solamente necesitamos empezar a editar, o bien seleccionar una plantilla de trabajo en el menú Archivo > Nuevo > Plantillas.

• Cuando estamos listos para guardar nuestro archivo haremos clic en la opción “Archivo” que se encuentra al lado superior izquierdo de nuestra

• Ahora buscaremos la opción “Guardar como”, seremos enviados a una pequeña pantalla donde deberemos colocar el nombre con el que queremos identificar el archivo y damos clic en la opción “Guardar”.

• Al completar este paso el archivo quedará guardado en nuestra computadora, por lo que podremos cerrar el programa de manera segura, haciendo clic en la “X” que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla.

• Si hemos dado clic para salir del programa y el documento aún no se encuentra guardado, nos aparecerá un cuadro de texto en el que se nos pregunta si queremos guardar el documento, al presionar guardar nos solicitará colocar un nombre al documento y presionar “Guardar”, luego de esto el programa se cerrará por sí solo.

Desde Microsoft Office podemos crear multitud de archivos distintos, como por ejemplo documentos de texto con Word o bases de datos con Access. Sea cual sea nuestra necesidad en ofimática, Office está ahí para echarnos una mano en lo que necesitemos.

Crear un archivo PDF

Los archivos en formato PDF permiten que otros usuarios diferentes a quien ha creado el documento puedan leerlo pero no puedan editar ni cambiar la información que se encuentra en el archivo. Los pasos como crear un archivo en PDF son los siguientes:

• Sigue los pasos que hemos detallado anteriormente para crear un documento de Microsoft Word. Cuando estés listo para guardarlo ve a Archivo > Guardar como.

• Coloca el nombre del archivo como se ha detallado y en el recuadro que aparece justo debajo de donde colocaste el nombre, presiona en la flecha para desplegar las opciones de archivo disponible, busca la que indica PDF.

• Da clic en guardar y Word creará una copia del archivo original en el formato PDF.

• Para visualizar el archivo deberás tener instalado un lector de PDF como Acrobat Reader. Si ya tienes este programa, al momento de guardar el archivo se te preguntará si quieres visualizarlo en el programa, si deseas hacerlo da clic en aceptar.

Si quieres ver todas las posibilidades de este formato, aquí te indicamos la dirección de nuestro post sobre cómo crear archivos pdf. En él tienes información mucho más detallada sobre este proceso, además de diversas alternativas según el sistema operativo, el software o el dispositivo que quieras utilizar para ello.

Crear un archivo comprimido .zip o .rar

Sucede en algunas ocasiones que queremos compartir varios archivos de diferente tipo pero por su tamaño tenemos problemas de espacio en el dispositivo en el que serán trasladados, para solucionar esto podemos crear un archivo comprimido cuya función es disminuir el tamaño de los archivos e integrarlos en una misma carpeta la cual tendrá un tamaño menor que si tuviéramos cada uno de los archivos por separado. Los pasos como hacer un archivo comprimido son los siguientes:

• Desde el explorador de archivos ubicaremos el o los archivos que deseamos comprimir y los seleccionaremos utilizando Ctrl+clic en cada uno de ellos.

• Una vez seleccionados haremos clic con el botón derecho de nuestro mouse para desplegar el menú de opciones.

• Seleccionaremos la opción “Add to Archive”, o “Añadir al archivo”.

• Aparecerá una ventana del programa WinRAR que es el encargado de comprimir los archivos, en esta ventana debemos colocar un nombre al archivo comprimido que estamos por crear.

• Nos aseguramos que en la opción que indica “Formato del archivo”, esté seleccionada la extensión RAR.

• Luego en la opción “Método de compresión” podemos seleccionar la velocidad a la cual queremos que el archivo sea comprimido. Generalmente está predeterminada la opción “Normal”, sin embargo, si seleccionamos las opciones rápidas, el archivo estará disponible en muy poco tiempo pero su tamaño no disminuirá mucho, mientras que si seleccionamos la opción que dice “la mejor”, al final de la lista, el programa tardará un poco más en comprimir el archivo, pero su tamaño será mucho menor, por lo que esta es la opción ideal si deseamos reducir el tamaño del archivo al máximo.

• Finalmente solo necesitamos presionar la opción “Aceptar” y el programa iniciará la compresión. Cuando esta termine, nuestro archivo aparecerá en la misma carpeta donde se encuentra el original, pero su ícono habrá cambiado a un paquete de libros.

• Para abrir estos archivos basta con dar clic derecho sobre él y seleccionar la opción “extraer aquí”, para que los documentos que contenga se almacenen en la misma carpeta donde estamos trabajando.

Aquí tienes un vídeo con la mecánica para crear archivos comprimidos que te ayudará a comprender mejor el proceso:

Al momento de crear un archivo debemos tener en cuenta que es posible que estos no sean compatibles con determinados programas en otros sistemas operativos. Como norma general, los archivos creados mediante programas de procesamiento de información como los de Microsoft Office, requieren que sean abiertos en el mismo programa, es decir que un archivo de Microsoft Word deberá ser abierto en este mismo programa, por lo que si la computadora no dispone de este paquete de software no será posible visualizar el archivo creado.

Actualmente las opciones de compatibilidad entre versiones de programas y sistemas operativos son muy amplias por lo que los pasos detallados anteriormente se pueden aplicar a la gran mayoría de computadoras.

Las posibilidades para crear archivos son inifinitas hoy en día, dada la cantidad de formatos distintos que la informática presenta. Un ejemplo son las imágenes animadas, como puedes ver en nuestro totorial para crear un gif. Échale un vistazo y verás lo fácil que es hacer una de estas imágenes animadas que tan de moda están actualmente.

Otra opción, especialmente útil si buscas alternativas a pdf, es que quieras crear archivos en Word, el procesador de textos de Microsft Office, y concretamente hacer índices en Word. Tenemos otro tutorial que te ayudará a ello.

Es necesario también distinguir entre archivos y carpetas. Normalmente las carpetas o directorios son lugares que aglutinan una serie de archivos, o también de subcarpetas, dentro de ellos. Revisa nuestra guía si lo que quieres es aprender cómo crear una carpeta.